El fin de semana pasado tuve una conversación casual con un amigo, es emprendedor, y tiene un negocio en el qué conecta aseguradoras y personas que necesitan servicios de traducción o interpretación con traductores profesionales en Estados Unidos o en el país donde se encuentren. Un modelo de negocio con un gran potencial… pero un proceso completamente caótico. 💼🌎
“Recibo cientos de correos diarios con solicitudes que nunca llegan en un formato específico. Tengo que leerlos uno a uno, extraer la información clave, copiarla en un Excel y luego buscar en otra hoja de cálculo al traductor adecuado para enviarle la propuesta por correo. Lo peor, ¡tengo que esperar a que respondan para poder confirmar o rechazar el trabajo, o se me pierden las respuestas! Es frustrante y me quita muchísimo tiempo… Expresó con malestar”
📌 Su problema: un proceso que consume horas o incluso días y lo realiza de forma manual.
📌 Oportunidad: una solución que le permitiera concentrarse en cerrar negocios y no malgastar su tiempo descifrando correos electrónicos.
De la Frustración a la Innovación (En Tiempo Récord)
Cuando me contó su problema, supe que la clave era automatizar, interpretar y clasificar de manera inteligente. Así que, con la emoción de un desafío y la dedicación necesaria para crear algo emocionante en un tiempo relativamente corto, me puse manos a la obra.
¿La solución? Un sistema totalmente automatizado construido sobre Microsoft Dynamics 365 Customer Service, Power Platform, Python (Django REST Framework) y ChatGPT, todo desplegado en Azure App Service.
El Desafío
✅ Microsoft Dynamics 365 Customer Service: El núcleo del sistema. Creé tablas personalizadas para:
Idiomas disponibles para traducción. Servicios ofrecidos (traducción en sitio, remota o de documentos). Colaboradores (traductores). Clientes (empresas y personas). Casos (ofertas de traducción) para gestionar solicitudes.
✅ Power Apps: Un panel de control intuitivo que permite gestionar todas las solicitudes de traducción desde cualquier dispositivo con facilidad y precisión.
✅ Power Automate: Dos flujos principales que gestionan el proceso:
Recepción y Creación de Ofertas: Los correos se envían a ChatGPT mediante un conector Python alojado en Azure App Service. ChatGPT devuelve un JSON estructurado con los datos relevantes, que son procesados por un servicio REST creado con Django REST Framework. El caso se crea automáticamente en Dynamics 365 Customer Service. Asignación Inteligente de Traductores: Cuando se confirma una solicitud, se envía la oferta a todos los traductores que cumplen con los criterios establecidos. Los traductores reciben un correo con un formulario para confirmar o rechazar la solicitud. La respuesta actualiza automáticamente el estado del caso en Dynamics 365 y genera un correo de confirmación para el cliente.
El Poder de GPT en la Solución
¿Pero por qué usar ChatGPT y no simplemente un formulario web o Microsoft Forms? Aquí es donde muchos se equivocan. Lo que necesitábamos era automatización inteligente, no solo recolección de datos. A continuación explico por qué:
Ventajas de usar ChatGPT:
✅ Interpretación Completa: La IA analiza el contexto, la intención y extrae información clave sin necesidad de plantillas rígidas.
✅ Respuesta en Formato JSON: Mediante un prompt cuidadosamente diseñado, la respuesta se genera como un JSON estructurado que sigue el esquema definido en el servicio REST de Django.
✅ Integración Flexible: La aplicación de Python con Django REST Framework en Azure App Service permite la comunicación perfecta entre ChatGPT y Dynamics 365.
✅ Escalabilidad: El sistema puede procesar múltiples solicitudes simultáneamente, sin importar su formato o estructura.
🔍 Oportunidades de mejora:
❌ Requiere un conector personalizado para integrar con Dynamics 365.
❌ Mantenimiento adicional de la aplicación alojada en Azure.
¿Y qué hay de Microsoft Copilot?
Es válido preguntarse si Microsoft Copilot podría hacer este trabajo. Sin embargo, hay razones por las que decidí utilizar ChatGPT directamente:
Mayor Control: Con ChatGPT, tengo total control sobre cómo se interpretan los correos y se estructuran las respuestas. Flexibilidad de Desarrollo: La integración con Python y Django REST Framework permite ajustar el procesamiento a medida, algo que Microsoft Copilot aún no ofrece con esta flexibilidad. Costos Controlados: Evita licencias adicionales de Copilot que puedan resultar costosas para un negocio pequeño o mediano.
¿Debería migrar a Microsoft Copilot en el futuro? Es posible, si Microsoft mejora la integración directa con Dynamics 365 y ofrece un esquema de licenciamiento que justifique el cambio. Pero, por ahora, el sistema creado ofrece exactamente lo que mi amigo necesita: automatización, precisión y rapidez.
Arquitectura del Sistema
La solución se estructura en cinco componentes principales:
Azure App Service: Alojamiento de la aplicación Python con Django REST Framework que se comunica con ChatGPT. Dynamics 365 Customer Service: Administración de información y gestión de casos de ofertas de traducción. Power Apps: Interfaz de usuario para gestión centralizada. Power Automate: Automatización completa de la creación de casos y asignación de ofertas. ChatGPT (vía API): Interpretación de correos y generación de respuestas estructuradas.
Pensar en Grande, Construir de Manera Inteligente - Escalabilidad La solución que he construido para mi amigo no es un producto terminado; es una plataforma que puede seguir creciendo y adaptándose a nuevas necesidades sin perder su esencia: automatizar inteligentemente para optimizar procesos y transformar negocios.
Lo más impresionante de esta solución no es solo su capacidad para resolver un problema inmediato, sino su potencial para escalar y adaptarse a nuevas necesidades con facilidad. Esto no se trata solo de procesar correos electrónicos y crear casos automáticamente; estamos hablando de un ecosistema flexible capaz de expandirse con nuevas funcionalidades que mejoran la eficiencia y la experiencia del cliente.
Contratos Generados Automáticamente con Plantillas Inteligentes Imagina que una vez que un traductor acepta la solicitud, el sistema genere automáticamente un contrato en base a plantillas predefinidas que se pueden modificar y actualizar con facilidad. Todo esto gracias a la integración de Power Automate y Microsoft Word Online para crear documentos personalizados con la información exacta del servicio requerido.
📄 ¿Cambias la plantilla? El sistema la actualiza de inmediato sin afectar el flujo de trabajo.
📧 ¿Necesitas enviarlo al cliente? El proceso se realiza automáticamente con solo un clic.
Procesamiento Inteligente de Documentos Adjuntos No todos los correos electrónicos llegan con información ordenada. Algunos incluyen documentos adjuntos que pueden contener datos relevantes para la solicitud. Con la misma arquitectura diseñada, es posible integrar servicios como Azure Cognitive Services para escanear documentos adjuntos y extraer información relevante, que luego se procesa automáticamente y se asocia al caso correspondiente en Dynamics 365 Customer Service.
Archivos PDF, Word o incluso imágenes escaneadas pueden ser procesadas de manera inmediata, eliminando aún más el trabajo manual.
Habilitación de Nuevos Canales de Comunicación
¿Por qué limitarse al correo electrónico? El sistema puede evolucionar y aceptar solicitudes provenientes de otros canales como:
WhatsApp: Mediante un conector de Power Automate, las solicitudes recibidas por WhatsApp se pueden procesar automáticamente de la misma manera que los correos electrónicos. Formularios Web Inteligentes: Para empresas que prefieren un sistema directo de carga de solicitudes en lugar de correos. Microsoft Teams: Integración para recibir y gestionar solicitudes directamente desde el entorno colaborativo.
Generación de Reportes y Análisis del Desempeño Un sistema sin métricas es como navegar sin brújula. Gracias a la integración con Power BI, es posible generar reportes dinámicos que permitan responder preguntas clave como:
¿Cuántas solicitudes se reciben diariamente y desde qué canales? ¿Cuál es el tiempo promedio de respuesta y aceptación de solicitudes? ¿Qué traductores tienen mejor rendimiento o aceptación de trabajos?
Además, se pueden crear paneles de control personalizados para ofrecer visibilidad en tiempo real de todo el proceso, desde la recepción de solicitudes hasta la entrega final.
¿Qué podemos aprender de este proyecto? Lo interesante de esta experiencia no fue solo construir algo poderoso en tiempo récord, sino también demostrar que automatizar inteligentemente, desmiente la idea de “usar un cañón para espantar moscas”. La manera más efectiva de escalar un negocio es con eficiencia y visión estratégica.
Este sistema procesa solicitudes de manera inteligente, las entiende, las clasifica y genera acciones inmediatas. ¿Qué mejor ejemplo de transformación digital que este?
📢 ¿Te gustaría que ayude a tu negocio a dar el siguiente paso en automatización inteligente? ¡Hablemos!
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